Er is al veel geschreven over de digitale werkplek, die vaak met hippe termen als ‘workplace agility’, ‘online collaboration tools’ en ‘digital workplace efficiency’ in verband wordt gebracht. Deze termen zijn gebaseerd op de mogelijkheid om snel, naadloos en coherent te werken. De digitale werkplek is simpelweg een omgeving waarin iemand zijn werk uitvoert. En dat vanaf elke denkbare locatie en op ieder gewenst moment. In deze column zet ik de 5 voordelen van een goed ingerichte digitale werkplek uiteen. Voordelen die zich onder andere laten vertalen in een hogere productiviteit en klantgerichtheid.
Auteur: Narasja van Maanen, Senior Sales Representative bij Faster Forward
De flexibele werkomgeving die de digitale werkplek creëert, zorgt voor een soepele samenwerking met relaties en collega’s. Bovendien kan het bedrijven een concurrentievoordeel geven, indien de omgeving optimaal is ingericht. Het uitwisselen van kennis wordt namelijk makkelijker, waardoor de medewerkers efficiënter werken.
De basis voor een digitale werkplek kan bij sommige organisaties nog verbeterd worden. Hoe efficiënt is uw organisatie ingericht?
Het belang van een digitale werkplek
Een optimale werkplek is belangrijk voor de organisatie én voor de medewerkers. De organisatie profiteert ervan omdat medewerkers eenvoudig toegang hebben tot informatie en zo meer tijd hebben voor de klant. Anderzijds geeft het medewerkers de vrijheid om altijd en overal hun werk te doen, zonder collega’s van hun werk te houden.
Organisatie
Onderzoek toont aan dat medewerkers met een volledig digitale werkplek bijna 70% productiever zijn, in vergelijking met een traditionele werkplek¹. Dit komt onder andere doordat collega’s beter en efficiënter samenwerken. Bovendien zijn medewerkers ook meer gemotiveerd.
Via een digitale werkplek delen medewerkers van verschillende afdelingen eenvoudig informatie. Bovendien worden processen gestroomlijnd en is informatie voor de juist bevoegde personen beschikbaar. Hiermee wordt de productiviteit van de medewerkers verhoogd en tijd bespaard. Wat uiteindelijk weer bijdraagt aan het behalen van de bedrijfsdoelen.
Medewerkers
Volgens Convene² wordt de werk-privé-balans steeds belangrijker, zeker voor millennials. Zelfs belangrijker dan salaris. Ze zoeken niet meer naar een simpele werk-privé-balans, maar eerder een integratie van werk in hun leven, zodat ze in hun eigen tijd en in hun eigen tempo kunnen werken.
Sommige werknemers hebben ruimte nodig om na te denken en problemen op te lossen, terwijl anderen het best werken wanneer ze eenvoudig en snel kunnen samenwerken. Een digitale werkplek is dé tool om deze verschillende behoeftes te ondersteunen. Zo kan iemand thuiswerken wanneer hij dit wil én nog steeds efficiënt samenwerken met collega’s.
De 5 voordelen:
1. Flexibiliteit
Er wordt steeds vaker vanaf thuis of onderweg gewerkt. In 2017 werkte bijna 37 procent van alle werkende Nederlanders gewoonlijk of incidenteel thuis³. Dit aantal is de afgelopen jaren alleen maar toegenomen. Maar thuiswerken mag natuurlijk niet ten koste gaan van de productiviteit. Medewerkers moeten in staat zijn om altijd en vanuit iedere locatie te werken. Geef medewerkers daarom de tools die ze nodig hebben om samen te werken met andere collega’s. Denk hierbij aan CRM-systemen in de cloud en video-conference tools. Zo wordt er een flexibele werkplek gecreëerd die ondersteund wordt door technologie en ICT.
2. Samenwerking
Het wordt erg vaak gezegd, maar samenwerken is enorm belangrijk. Misschien wel het belangrijkst. Als bedrijven dit écht willen optimaliseren, is een digitale werkplek essentieel. Een digitale werkplek die voor iedereen beschikbaar is, verhoogt namelijk de betrokkenheid van alle werknemers.
Het moet makkelijk zijn om informatie te delen. Is een klant verhuisd of ontevreden? Maak snel een notitie die voor iedereen zichtbaar is. Zo kan iedere medewerker hier rekening mee houden of bij het volgende gesprek op inspelen.
3. Transparantie
Een digitale werkplek brengt ook transparantie binnen een organisatie. De activiteiten van zowel de medewerkers als de klanten worden namelijk vastgelegd in het systeem. Als het niet is geregistreerd, dan is het in feite niet gebeurd. Zo kan iedereen verantwoordelijk worden gehouden voor zijn acties.
Daarnaast geeft transparantie een boost aan de productiviteit. Iedereen kan namelijk zien welke taken al voltooid en onvoltooid zijn. Of welke e-mails al verstuurd of niet verstuurd zijn. Hierdoor weet iedereen wat er te doen staat, zonder een extra telefoontje of mailtje. Dat scheelt tijd.
4. Professionaliteit
Een digitale werkplek kan tevens de professionaliteit van je dienstverlening verbeteren. Je wilt altijd een volledig beeld van de klant hebben. Als je een half jaar geleden contact hebt gehad met een klant, weet je waarschijnlijk niet meer wat jullie toen besproken hebben. Maar zodra de klant belt, wil je dit wel direct inzichtelijk hebben. Zo kom je professioneel over.
Waarschijnlijk hebben meerdere collega’s contact met de klant. Je wilt weten wat je andere collega’s gedaan of gecommuniceerd hebben. Als iemand al een keer gebeld heeft, wil je niet nogmaals dezelfde vraag moeten stellen. In een goed ingerichte digitale werkplek is dit mogelijk. Handig voor buitendienst en binnendienst.
5. Veiligheid
Werknemers willen zich in het gebruik van bedrijfstools net zo veilig voelen als tools die ze buiten hun werk gebruiken. Iedereen wil namelijk voorzichtig omgaan met klantinformatie van het bedrijf. Zeker als het om persoonlijke gegevens gaat, zoals inkomen of studieschuld.
Een digitale werkplek is bedoeld om een veilige omgeving te bieden waarin medewerkers met een gerust gevoel kunnen werken. Softwareleveranciers zorgen dan ook voor een professionele hostingpartij, zodat alle data onder strenge veiligheidsnormen worden bewaard. Zo biedt de digitale werkplek op kantoor evenveel kwaliteit en plezier als de tools die ze thuis gebruiken.
Bovendien moeten organisaties compliant zijn aan verschillende normen binnen de AVG. Denk hierbij aan het documenteren van gegeven toestemming tot het registreren van datalekken en het borgen van beveiliging. Wanneer de data van uw digitale werkplek worden opgeslagen bij een gecertificeerde hostingpartij, hoeft u zich hierover ook geen zorgen te maken.
Bronnen:
1 Aruba Networks – Beyond Productivity: The Human Side of the Digital Workplace Quantified
2 Convene – Its Time to Embrace Agility in the Workplace
3 CBS – Vooral vrouwen zijn meer gaan thuiswerken
Meer weten?
CRM-systemen in de cloud worden wereldwijd gebruikt als digitale werkplek om veilig en eenvoudig te werken. Zo werken medewerkers efficiënt samen en is er geen duur onderhoud aan servers nodig.
Met het online platform Elements biedt Faster Forward zo’n digitale werkplek. Bezoek fasterforward.nl voor meer informatie of bel naar 0164 – 210 240.
