Wens klanten een fijne verjaardag

Klanten feliciteren met hun verjaardag. Iets wat enorm simpel is, maar waar toch niet alle financieel advieskantoren gebruiken van maken. Dat is zonde, het felicitatie-moment is juist een mooie inhaker om weer eens in contact te komen met je klant. Bovendien kan het in ieder CRM-systeem eenvoudig worden uitgevoerd. Daarnaast kun je in een felicitatie e-mail iets extra’s aanbieden, wat het advieskantoor weer commercieel voordeel oplevert. Een win-win-situatie dus.

Auteur: Mathijs van Waes, Marketing & Communicatie Faster Forward

In deze column geef ik je een stappenplan om een leuke felicitatiemail op te stellen. We noemen de jarige ‘Frederique’.

1. Personaliseer afzender en onderwerp

Je bent waarschijnlijk niet de enige die Frederique feliciteert vandaag. Er zullen hier meerdere bedrijven op inspelen. Personaliseer daarom de afzender. Een afzender als ‘Smaragd Advies Nederland’ voelt erg afstandelijk. Grote kans dat de mail dan niet eens geopend wordt. Plaats daarom bijvoorbeeld ‘Renske van Smaragd’ in de afzenderregel. Zo herkent Frederique gelijk je naam en is ze eerder geneigd om hem te openen.

Zorg daarnaast voor een aansprekende onderwerpregel zoals ‘Dat moeten we vieren Frederique’ of ‘Het jaar vloog weer voorbij Frederique’. Je kan ook een korte brainstormsessie houden om te bepalen hoe je het gaat insteken. Als team kun je de creativiteit bundelen en zo tot leuke ideeën komen.

2. Zorg voor een pakkende afbeelding

Wanneer Frederique de e-mail opent, moet hier direct iets opvallen. Met een vrolijke afbeelding trek je gelijk de aandacht. Gebruik bijvoorbeeld ballonnen, confetti, taarten of cadeaus. Hoe je het precies doet, is afhankelijk van de stijl van jouw organisatie.

Als je echt wilt opvallen, gebruik dan een GIF. Gifjes zijn bewegende afbeeldingen die eindeloos achterelkaar worden afgespeeld. Het zijn eigenlijk korte video’s, maar dan met een veel kleiner bestandsformaat.

Voorbeelden:

3. Benadruk de verjaardags- of geboortedatum

Die datum. Daar draait het natuurlijk om voor Frederique. Maak die dus groot of geef het een opvallende kleur. Zo is de e-mail weer net iets persoonlijker.

4. Voeg een kortingsbon toe

Wanneer jij tijd en moeite steekt in zo’n e-mail, is het fijn dat je er iets op terug verdient. Dat hoeft natuurlijk niet per direct. Voeg daarom een kortingsbon toe, bijvoorbeeld voor een serviceabonnement of nieuwe dienst die je aanbiedt. Bijna iedereen is gevoelig voor aanbiedingen en een kleine korting kan nooit kwaad.

Zorg wel dat de kortingsbon voor een langere periode geldig is. Het kan natuurlijk zo zijn dat iemand er pas over een maand gebruik van wil maken. En dat moet natuurlijk ook kunnen.

5. Meet en pas aan

De ene e-mail werkt beter dan de andere. Zeker in het begin is het even aftasten of het wel aanslaat. Probeer daarom verschillende teksten en kortingsacties uit. Gebruik bijvoorbeeld van januari t/m maart een andere actie dan van april t/m juni. Bekijk vervolgens welke e-mail meer is geopend of op welke link meer is geklikt.

Voer dergelijke tests meerdere keren uit. Zo kom je precies te weten wat er wel en niet werkt. Hierdoor worden je felicitatiemails steeds effectiever. En niet onbelangrijk: Frederique heeft er ook wat aan en is blij met de persoonlijke aandacht die je voor haar hebt.

6. Automatisch of handmatig?

Veel systemen zorgen ervoor dat er elke keer automatisch een e-mail wordt verzonden. Dat is wel zo makkelijk. Je stelt het namelijk één keer in en de mail gaat iedere dag naar de personen die jarig zijn. Met nog steeds de persoonlijke titel, aanhef en geboortedatum er in.

Wanneer je meer tijd hebt, kan het nuttig zijn om de mails handmatig te versturen. Zo voeg je nóg meer een persoonlijke touch toe. Denk hierbij aan: ‘Hoe is het met de verhuizing?’ of ‘Hoe was je vakantie naar Kreta?’. Dat geeft net iets meer persoonlijke aandacht, maar kost natuurlijk ook veel meer tijd. Let daarom goed op of het niet ten koste gaat van andere werkzaamheden.